Persönliche Treffen stärken globale Tech-Teams
Moderne Tech-Unternehmen arbeiten oft global: Deutsche Firmen setzen auf das Know-how indischer IT-Profis, die meist remote tätig sind. Digitale Tools sind gut, aber persönlicher Kontakt ist Gold wert. Besuche im deutschen Büro stärken den Teamgeist, verbessern die Absprachen und oft auch die Arbeitsqualität. Häufig sind diese IT-Fachkräfte formal über einen 'Employer of Record' (EOR) in Indien angestellt, arbeiten aber fest für das deutsche Unternehmen. Wie organisiert man diese wichtigen Besuche korrekt und legal? Meistens ist das Schengen-Visum für Geschäftsreisen (Typ C) die richtige Lösung. Dieser Artikel erklärt, wie es funktioniert, worauf bei der Beantragung – gerade im EOR-Modell – zu achten ist und welche Regeln für alle Beteiligten gelten.
Was ist ein Schengen-Visum für Geschäftsreisen (Typ C)?
Das Schengen-Visum für Geschäftsreisen ist ein Kurzaufenthaltsvisum (Typ C). Es erlaubt Bürgern aus Drittstaaten wie Indien, für maximal 90 Tage innerhalb von 180 Tagen in den Schengen-Raum (zu dem Deutschland gehört) einzureisen.
Zweck des Visums – Warum "Geschäftsreise"?
Auch wenn die IT-Fachkraft fest für das deutsche Unternehmen arbeitet (über den EOR), gilt der Besuch visumrechtlich als Geschäftsreise. Warum? Weil das Visum nicht zur Aufnahme einer lokalen, sozialversicherungspflichtigen Arbeit in Deutschland berechtigt, sondern für kurzfristige, geschäftliche Aktivitäten. Der Entwickler bleibt formal beim EOR in Indien angestellt und kehrt dorthin zurück.
Erlaubte Zwecke sind zum Beispiel:
- Teilnahme an internen Meetings (Projekt-Kick-offs, Strategieplanung).
- Workshops zur gemeinsamen Entwicklung oder Prozessoptimierung.
- Kennenlernen des deutschen Teams und der Unternehmenskultur.
- Empfang von spezifischen Einweisungen oder projektbezogenen Schulungen (als Teilnehmer).
- Besuch von Geschäftspartnern oder Kunden des deutschen Unternehmens (im Rahmen der Tätigkeit).
- Teilnahme an Konferenzen oder Messen.
Wichtige Abgrenzung: Dieses Visum ist kein Arbeitsvisum (Typ D). Wer längerfristig in Deutschland arbeiten und ins deutsche Sozialsystem integriert werden soll, benötigt ein anderes Visum. Ein Geschäftsreisevisum für reguläre Arbeit zu nutzen, ist illegal.
Sicherstellung der Visaerteilung: Das Zusammenspiel im EOR-Modell
Der Visumantrag erfordert Teamarbeit zwischen dem deutschen Unternehmen, dem EOR in Indien und dem Entwickler. Der Antragsteller (Entwickler) muss belegen: Der Reisezweck ist legitim geschäftlich, die Finanzierung ist gesichert, und er wird fristgerecht nach Indien zurückkehren.
Aufgaben des deutschen Unternehmens (als Kunde des EOR):
Formelle Einladung (Invitation Letter): Auf offiziellem Firmenbriefpapier. Enthält:
- Daten des Entwicklers (Name, Geburtsdatum, Passnummer).
- Genaue Reisedaten.
- Detaillierter Zweck des Besuchs: Konkret beschreiben, was geplant ist (z.B. "Teilnahme am Workshop zur agilen Methodik für Projekt Z", "Persönliche Abstimmung der Roadmap Q3/Q4", "Integration ins Kernteam durch gemeinsame Arbeitssessions"). Keine allgemeinen Phrasen!
- Erklärung der Zusammenarbeit: Kurz erläutern, dass der Entwickler über den EOR [Name des EOR-Anbieters] für das deutsche Unternehmen tätig ist und dieser Besuch zur Förderung der Zusammenarbeit dient.
- Kostenübernahme/Verpflichtungserklärung (falls zutreffend): Wenn das deutsche Unternehmen Reise-/Aufenthaltskosten trägt, dies klar angeben. Eine formelle Verpflichtungserklärung (§§ 66-68 AufenthG) bei der lokalen Ausländerbehörde kann sehr hilfreich sein.
- Kontaktdaten eines Ansprechpartners in Deutschland.
Unterstützende Dokumente: Ggf. Handelsregisterauszug, kurze Projektbeschreibung.
Aufgaben des EOR-Anbieters in Indien (als formaler Arbeitgeber):
Arbeitgeberbescheinigung: Ein offizielles Schreiben, das bestätigt:
- Der Entwickler ist beim EOR fest angestellt.
- Angabe von Position und Gehalt.
- Genehmigung des Reisezeitraums für die Geschäftsreise nach Deutschland zum Kunden [Name des deutschen Unternehmens].
Dieses Schreiben ist entscheidend, um das formale Arbeitsverhältnis in Indien nachzuweisen!
Aufgaben des indischen IT-Spezialisten (Antragsteller):
- Visumantragsformular: Vollständig und korrekt ausfüllen.
- Gültiger Reisepass: Mind. 3 Monate über Reiseende hinaus gültig, mind. 2 leere Seiten.
- Passfotos: Biometrisch, aktuell.
- Reisekrankenversicherung: Schengen-weit gültig, Mindestdeckung 30.000 €.
- Flugreservierung: Hin- und Rückflug.
- Unterkunftsnachweis: Hotelbuchung o.Ä.
- Nachweis finanzieller Mittel: Eigene Kontoauszüge/Gehaltsnachweise ODER die Verpflichtungserklärung des deutschen Unternehmens.
- Arbeitgeberbescheinigung vom EOR: (Siehe oben).
- Nachweis der Verwurzelung in Indien: Belege für die Rückkehrabsicht (z.B. Familie, Eigentum).
Vorbereitung auf das Interview (falls erforderlich):
Ein Interview dient der Überprüfung der Angaben. Wichtig ist:
- Klarheit über den Zweck: Konsistent erklären können, warum die Reise nötig ist (Meetings, Workshops etc. – siehe Einladung) und dass es eine Geschäftsreise im Rahmen der EOR-Anstellung ist.
- Kenntnisse: Grundwissen über das deutsche Unternehmen und die eigene Rolle im Projekt/Team.
- Reisedetails: Daten, Unterkunft, geplanter Ablauf.
- Rückkehrabsicht: Überzeugend darlegen (Job beim EOR, Familie etc.).
- Ehrlichkeit: Wahrheitsgemäße Antworten sind Pflicht.
Erlaubte Aktivitäten in Deutschland (im Rahmen der Geschäftsreise):
Der Entwickler darf Tätigkeiten ausführen, die klar dem Zweck des Besuchs dienen und keine Aufnahme einer lokalen Arbeit bedeuten. Also: Meetings, Workshops, Team-Abstimmungen, Präsentationen, Kennenlernen, projektbezogene Schulungen (als Empfänger). Er arbeitet im Sinne seines Auftrags für das deutsche Unternehmen, aber unter dem Dach seiner Anstellung beim EOR in Indien.
Was ist zu unterlassen? Fallstricke und Compliance (besonders im EOR-Modell)
Strikte Einhaltung der Regeln ist entscheidend!
Verboten für den Visuminhaber:
- Lokale Arbeit aufnehmen: Sich in Deutschland anstellen lassen oder Tätigkeiten ausführen, die über den Geschäftsreisecharakter hinausgehen.
- Länger bleiben als erlaubt: Visa oder die 90/180-Tage-Regel überziehen.
- Bezahlte Dienstleistungen für Dritte erbringen.
Worauf das deutsche Unternehmen achten muss:
- Korrekte Einladung: Der Zweck muss der Wahrheit entsprechen und geschäftlicher Natur sein.
- Keine Scheinbeschäftigung: Keine Handlungen, die wie eine lokale Anstellung wirken (z.B. Eingliederung in deutsche Gehaltsabrechnung, Zuweisung dauerhafter operativer Aufgaben vor Ort).
- Keine direkte Vergütung an den Entwickler: Das Gehalt des Entwicklers wird weiterhin vom EOR-Anbieter in Indien gezahlt [...] Die Übernahme von Reise- und Aufenthaltskosten [...] darf aber keinen versteckten Lohncharakter haben.
- Einhaltung der Aufenthaltsdauer: Sicherstellen, dass der Entwickler fristgerecht ausreist.
- Klare Abgrenzung der Tätigkeiten: Die Aufgaben während des Besuchs müssen dem Zweck (Austausch, Koordination etc.) entsprechen.
- Dokumentation: Einladung, EOR-Vertrag (ggf. relevante Auszüge), Verpflichtungserklärung gut aufbewahren.
Verstöße können für das deutsche Unternehmen ernste Folgen haben (Bußgelder, Strafverfahren). Rechtliche Beratung im Ausländer- und Arbeitsrecht ist bei Unsicherheiten empfohlen.
Fazit: Ein wertvolles Instrument – auch mit EOR
Das Schengen-Visum für Geschäftsreisen ist auch im EOR-Modell ein gutes Werkzeug, um die Zusammenarbeit zwischen deutschen Unternehmen und ihren indischen IT-Spezialisten zu vertiefen. Es ermöglicht wichtige persönliche Begegnungen, die Teams und Projekte voranbringen. Der Schlüssel ist die genaue Beachtung der Regeln: Sorgfältige Antragstellung unter klarer Darstellung der EOR-Konstellation, eindeutige Definition des geschäftlichen Zwecks und strikte Trennung von einer unerlaubten Arbeitsaufnahme. Korrekt angewendet, ist es ein legaler und effektiver Weg, globale hybride Teams erfolgreich zu machen.
Bei weiteren Fragen steht das Team von Deeveloper.de gerne zur Verfügung.